Delapan Hal yang Perlu Disiapkan Sebelum Peralatan Tiba di Lokasi

Pemasangan peralatan multimedia untuk satu ruangan rapat umumnya selesai dalam satu sampai dua jam. Yang membuatnya molor biasanya bukan perangkatnya, melainkan kondisi lokasi yang belum siap saat tim tiba. Berikut daftar yang kami sarankan diperiksa panitia sehari sebelumnya.

Akses masuk dan jalur bongkar muat

Pastikan ada izin masuk kendaraan dan akses lift barang bila ruangan berada di lantai atas. LED TV 65 inch beserta bracketnya tidak bisa dibawa melalui tangga sempit dengan aman.

Titik listrik dan kapasitasnya

Catat posisi stop kontak di ruangan dan tanyakan kapasitas MCB kepada pengelola gedung. Informasi ini menentukan berapa jalur yang perlu kami tarik dan berapa kabel roll yang dibawa.

Jadwal akses ruangan

Pastikan ruangan sudah kosong dan bisa diakses pada jam yang disepakati. Bila ruangan masih dipakai acara lain, tim kami akan menunggu dan jadwal pemasangan bergeser.

Posisi panggung dan meja operator

Tentukan di mana pembicara berdiri dan di mana operator akan duduk. Jarak antara keduanya menentukan panjang kabel yang kami siapkan.

Tata letak kursi peserta

Susunan kursi memengaruhi posisi layar pendamping. Bila tata letak masih berubah sampai hari pelaksanaan, beri tahu kami agar posisi bracket tidak perlu dibongkar ulang.

Materi presentasi

Siapkan materi dalam format yang sudah final dan uji coba di laptop yang akan dipakai. Perbedaan versi aplikasi presentasi kadang mengubah tata letak slide.

Narahubung di lokasi

Tunjuk satu orang panitia sebagai narahubung tim kami, beserta nomor yang aktif pada hari pelaksanaan. Satu pintu komunikasi jauh lebih cepat dibanding beberapa orang yang memberi arahan berbeda.

Waktu uji coba

Sisakan waktu minimal tiga puluh menit setelah pemasangan selesai untuk uji coba bersama pembicara. Di sinilah masalah kecil seperti kabel yang kurang panjang atau resolusi layar yang belum pas bisa diperbaiki tanpa tekanan waktu.